1. Cine suntem
Operatorul datelor este [[ Denumire completă S.R.L. ]], cu sediul în [[ adresă completă ]], înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. [[ J../..../.... ]], CUI [[ RO........ ]], denumită în continuare „Addvices”, „noi”.
Ne poți contacta pe email la office@addvices.ro, telefonic la [[ +40 ... ]] sau prin poștă la adresa sediului.
Responsabil cu protecția datelor (DPO): [[ Nu am desemnat un DPO, întrucât nu ne încadrăm în situațiile de la art. 37 GDPR — SAU — numele și datele de contact ale DPO. Discută cu avocatul care variantă se aplică. ]]
2. Când suntem operator și când suntem împuternicit
Distincția e importantă, pentru că determină cui te adresezi cu solicitările.
| Situația | Rolul Addvices | Documentul aplicabil |
|---|---|---|
| Vizitezi addvices.ro, ne ceri un demo, ne suni, ești reprezentantul unui client | Operator — noi stabilim scopurile | documentul de față |
| Ești vizitator într-un magazin online care folosește Addvices Advisor | Persoană împuternicită — prelucrăm la instrucțiunile magazinului | DPA și politica magazinului respectiv |
Dacă ești vizitator într-un magazin care folosește serviciul nostru și vrei să îți exerciți drepturile, adresează-te magazinului respectiv, care este operatorul acelor date. Dacă ni te adresezi nouă, îți vom redirecționa solicitarea către magazin și te vom informa.
3. Ce date colectăm și de la cine
3.1 Formularele de pe acest site
Prin formularul de cerere demo colectăm: nume, adresă de email, telefon (opțional), adresa magazinului și descrierea activității. Prin formularul de cerere factură colectăm suplimentar: denumirea firmei și codul unic de înregistrare.
Odată cu trimiterea formularului înregistrăm tehnic: adresa IP, data și ora trimiterii și pagina de proveniență — pentru prevenirea abuzurilor și ca dovadă a consimțământului.
3.2 Contractarea și derularea serviciului
Pentru clienți colectăm: datele de identificare ale firmei (denumire, CUI, sediu, registrul comerțului), datele reprezentanților (nume, funcție, email, telefon), datele necesare facturării și corespondența purtată.
Datele cardului bancar nu ajung niciodată la noi. Plata se procesează integral de către Stripe, pe infrastructura acestuia. Primim doar confirmarea plății și ultimele patru cifre ale cardului.
3.3 Apeluri telefonice de prospectare
Când te contactăm telefonic, notăm: numele și funcția persoanei de contact, adresa de email comunicată, magazinul și rezultatul discuției. Sursa datelor inițiale este menționată la secțiunea 5.
[[ Dacă vei înregistra apelurile, trebuie declarat aici, cu temei, durată și obligația de a anunța interlocutorul la începutul convorbirii. Dacă nu înregistrezi, adaugă propoziția: „Nu înregistrăm convorbirile telefonice.” ]]
3.4 Demo-ul construit pe catalogul tău
Când ceri un demo, extragem informații public accesibile din magazinul indicat de tine — denumiri de produse, descrieri, prețuri, imagini, categorii. Sunt date comerciale, nu date personale, și le folosim exclusiv pentru a construi demonstrația solicitată.
Demo-ul se păstrează pe un link privat, neindexat, timp de 60 de zile de la creare, apoi se șterge automat. Îl putem șterge oricând mai devreme, la cererea ta.
3.5 Date colectate automat pe acest site
Serverul care găzduiește site-ul înregistrează, în jurnalele tehnice standard: adresa IP, momentul accesării, pagina solicitată, codul de răspuns, tipul de browser. Aceste jurnale se păstrează [[ 30 ]] de zile și servesc la securitate și depanare.
Detalii despre cookie-uri și tehnologii similare găsești în Politica de cookie-uri.
4. Scopuri, temeiuri legale și durate de păstrare
| Scopul | Temeiul legal (GDPR) | Durata de păstrare |
|---|---|---|
| Răspuns la cererea de demo și pregătirea demonstrației | art. 6(1)(b) — demersuri precontractuale la cererea ta | 12 luni de la ultima interacțiune |
| Emiterea facturii proforma la cerere | art. 6(1)(b) — demersuri precontractuale | 12 luni, dacă nu se încheie contract |
| Încheierea și executarea contractului | art. 6(1)(b) — executarea contractului | pe durata contractului + 3 ani (termenul general de prescripție) |
| Facturare, contabilitate, obligații fiscale | art. 6(1)(c) — obligație legală | 10 ani, conform legislației financiar-contabile |
| Prospectare comercială B2B (apeluri, emailuri) | art. 6(1)(f) — interes legitim comercial | 24 de luni de la ultima interacțiune, sau până la opoziție |
| Comunicări de marketing prin email | art. 6(1)(a) — consimțământ | până la retragerea consimțământului |
| Suport tehnic și corespondență | art. 6(1)(b) și 6(1)(f) | 3 ani de la închiderea solicitării |
| Testimoniale și studii de caz publicate | art. 6(1)(a) — consimțământ / art. 6(1)(b) pentru Programul Fondatorilor | până la retragere sau la solicitarea de eliminare |
| Securitate, prevenirea abuzurilor, jurnale tehnice | art. 6(1)(f) — interes legitim | [[ 30 ]] de zile |
| Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție | art. 6(1)(f) — interes legitim | până la soluționarea definitivă + termenele legale |
La expirarea duratelor, datele se șterg sau se anonimizează ireversibil.
5. Prospectarea comercială și sursa datelor
Contactăm magazine online din România în scop comercial. Datele de contact pe care le folosim provin din surse publice: paginile de contact ale magazinelor, registre publice de societăți, date publicate de firme în scop comercial.
Ne întemeiem pe interesul legitim de a ne promova serviciile către persoane juridice, într-un context strict profesional. Am evaluat că această prelucrare nu prejudiciază drepturile persoanelor vizate, întrucât: privește exclusiv adrese și numere de contact profesionale, publicate voluntar de firme pentru a fi contactate; volumul e limitat; iar opoziția este imediat respectată.
Te poți opune oricând, printr-un simplu mesaj la office@addvices.ro sau spunându-ne-o la telefon. Din acel moment te trecem pe o listă internă de excludere, pe care o păstrăm exclusiv ca să nu te mai contactăm.
[[ Documentează separat, intern, testul de echilibru (LIA) pentru interesul legitim — e proba pe care ți-o cere ANSPDCP la un control. Avocatul îl poate redacta pe o pagină. ]]
6. Cui divulgăm datele
Nu vindem date cu caracter personal. Le divulgăm doar către:
| Categoria | Furnizor | Scopul |
|---|---|---|
| Găzduire și infrastructură | [[ furnizor găzduire ]] | funcționarea site-ului și a serviciului |
| Procesare plăți | Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) | încasarea plăților cu cardul |
| Email tranzacțional | [[ furnizor email / SMTP ]] | transmiterea notificărilor și a facturilor |
| Facturare și contabilitate | [[ Smartbill / Oblio / alt program ]] și cabinetul contabil | emiterea facturilor, evidența contabilă |
| Furnizor de modele AI | OpenAI, Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C. | generarea recomandărilor — vezi secțiunea 7 |
| Consultanți | avocat, auditor, după caz | asistență profesională, sub obligație de confidențialitate |
| Autorități | la solicitare legală | îndeplinirea obligațiilor legale |
Cu fiecare furnizor care prelucrează date în numele nostru avem încheiat un acord de prelucrare, conform art. 28 GDPR.
7. Transferuri în afara Spațiului Economic European
Unii furnizori pot prelucra date în afara SEE, în special în Statele Unite. În aceste situații ne asigurăm că transferul se realizează în baza unuia dintre mecanismele prevăzute la capitolul V din GDPR: o decizie de adecvare a Comisiei Europene, cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework, sau clauzele contractuale standard, însoțite de măsuri suplimentare de securitate.
[[ Verifică la data publicării, pentru fiecare furnizor în parte, care este mecanismul efectiv aplicabil și dacă entitatea contractantă este cea europeană sau cea americană. Statutul acestor mecanisme s-a schimbat de mai multe ori — nu prelua această frază fără verificare. ]]
Poți obține o copie a garanțiilor aplicate, scriindu-ne la office@addvices.ro.
8. Cum protejăm datele
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului:
- criptarea traficului prin HTTPS/TLS pe toate paginile și interfețele;
- acces la date pe bază de nevoie de cunoaștere, cu conturi individuale și autentificare în doi pași;
- separarea mediilor de lucru de mediul de producție;
- copii de siguranță periodice, cu testarea restaurării;
- jurnalizarea accesărilor la sistemele care conțin date;
- acorduri de confidențialitate cu personalul și colaboratorii;
- procedură internă de gestionare a incidentelor de securitate.
În caz de încălcare a securității datelor care prezintă un risc, notificăm ANSPDCP în termen de 72 de ore și, când riscul este ridicat, informăm și persoanele afectate.
9. Drepturile tale
În calitate de persoană vizată, ai următoarele drepturi:
- Acces — să afli ce date avem despre tine și să primești o copie;
- Rectificare — să corectăm datele inexacte sau incomplete;
- Ștergere — să ștergem datele, când nu mai există un temei pentru păstrare;
- Restricționare — să limităm prelucrarea, în situațiile prevăzute de lege;
- Portabilitate — să primești datele într-un format structurat, citibil automat, pentru prelucrările bazate pe consimțământ sau pe contract;
- Opoziție — să te opui prelucrărilor bazate pe interes legitim, inclusiv prospectării. În cazul marketingului direct, opoziția este necondiționată și o respectăm imediat;
- Retragerea consimțământului, oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare;
- Plângere la autoritatea de supraveghere.
Solicitările se transmit la office@addvices.ro. Răspundem în cel mult o lună, termen care poate fi prelungit cu două luni pentru cereri complexe, cu informarea ta. Exercitarea drepturilor este gratuită; pentru cereri vădit nefondate sau excesive putem percepe un tarif rezonabil sau refuza cererea, motivat.
Pentru a preveni divulgarea datelor către persoane neîndreptățite, putem solicita informații suplimentare necesare confirmării identității.
Autoritatea de supraveghere: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, dataprotection.ro, anspdcp@dataprotection.ro. Ai dreptul de a depune plângere și în statul membru al reședinței tale.
10. Decizii automate și profilare
Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar semnificativ, în sensul art. 22 GDPR.
Serviciul nostru generează recomandări de produse pentru vizitatorii magazinelor clienților noștri. Acestea sunt sugestii comerciale orientative, nu decizii cu efecte juridice, iar vizitatorul rămâne liber să le ignore. Recomandările se bazează pe opțiunile selectate în timpul sesiunii, nu pe un profil construit în timp.
11. Minori
Serviciul și acest site se adresează profesioniștilor. Nu colectăm cu bună știință date de la persoane sub 16 ani. Dacă afli că un minor ne-a furnizat date, scrie-ne și le vom șterge.
12. Cookie-uri
Modul în care folosim cookie-uri și tehnologii similare este descris separat, în Politica de cookie-uri.
13. Modificarea acestei politici
Putem actualiza această politică. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină, cu data actualizării afișată la început. Pentru modificări substanțiale, anunțăm clienții pe email cu cel puțin 30 de zile înainte.
14. Contact
Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor: office@addvices.ro, [[ +40 ... ]], sau în scris la [[ adresa sediului ]].